Gestion-traiteur présente l'information par événement, par journée et par période.  L'information est aussi organisée par client et même par produit!


Gestion des événements

En un coup d'œil, voyez la charge de travail. Naviguez en cliquant sur le calendrier pour voir les événements à venir, les endroits où ils se déroulent, les produits et services commandés, l'occupation des salles, les employés affectés, les plats à produire et le matériel à livrer.

Soyez organisé !

D'un clic sur un événement, consultez sa fiche détaillée : vous y retrouverez toute l'information: genre d'événement, nombre de convives, déroulement prévu, les contacts pour l'organisation, la facturation, le lieu, les salles, la production en cuisine, la livraison du matériel, le personnel affecté, la commande de produits et services, la facturation et les dépôts requis. Et pour finir, vous conserverez un historique de toutes les opérations effectuées dans l'application pour cet événement!

Vous pouvez imprimer ou expédier par courriel en format PDF ou Word tous les documents tels que devis, factures, déroulement, occupations des salles, bons de cuisine et de logistique du matériel.

Gestion de salles de réception

Restaurants, hôtels, salles de banquets, club de golf, etc... Un outil idéal pour être bien organisé!

Gestion-traiteur vous aide à bien planifier vos espaces de réception, les équipements nécessaires et la mise en place. Vos employés auront un plan de travail précis pour le montage et le déroulement. Vous pouvez non seulement gérer vos salles, mais aussi celles de vos clients ou d'une autre organisation partenaire dans l'organisation de vos événements.  Vous disposerez aussi d'un outil éprouvé pour vous aider à déterminer la tarification de vos locations. Vous pouvez élaborer un devis en quelques minutes et l'expédier par courriel. Effectuer la facturation est tout aussi facile.

 

Tableaux de bord de gestion

tableaux de bord de gestion

Avoir l'heure juste, tout de suite!

Gestion-traiteur consacre une section complète pour vous informer en temps réel de l'état d'avancement des dossiers.

Graphiques des ventes, actions faites par vos employés, statistiques diverses, etc... Et plusieurs rapports mensuels pour bien suivre votre situation financière.

Vous prendrez de bonnes décisions en vous appuyant sur des faits!


Gestion des clients

Gestion des clients

Gestion-traiteur comporte une base de données de vos clients. Vous pouvez rechercher et consulter la fiche d'un client d'un clic, voir ses événements passés, ses commandes et suivre l'état de la facturation et des paiements le concernant.  De plus les clients peuvent se connecter a un extranet (module CLIENTS) pour consulter leur dossier: coordonnées, événements, factures et paiements.

Notez certaines particularités et elles apparaîtront automatiquement lorsque vous sélectionnerez le client pour un événement. Il est aussi possible d'attribuer un contact différent pour le suivi de l'événement et la facturation.

Marketing

Un module optionnel de Gestion-traiteur vous permet de catégoriser chaque client. Ainsi, lors de vos campagnes de promotion, vous pouvez extraire les adresses courriels de votre répertoire selon un ciblage très précis. Vous pouvez aussi obtenir une liste avec numéros de téléphone pour du télémarketing parfaitement ciblé.

Votre catalogue de produits et services

produits

Gestion-Traiteur contient une section où vous classez vos produits et services dans les catégories suivantes : nourriture et menus, boissons, matériel, personnel, services et location de salles. Ainsi, vous retrouverez facilement les items lorsque vous voudrez les ajouter à une commande.

Vous définissez les valeurs par défaut de vos produits et services tels que le prix de vente, le département de production, la catégorie de facturation et même l'emballage si vous le désirez. Des instructions spéciales peuvent être ajoutées pour les ventes ou la production.

Les divers items peuvent être organisés en modèles ce qui vous permettra d'affecter simultanément plusieurs items à une commande d'un seul clic. Quel gain de temps!


Commandes, devis et factures

Devis et factures... à temps!

Générez-les d'un simple clic !

Vous disposerez d'un catalogue de vos produits et services pour élaborer la commande des événements. Avec vos modèles de commandes et menus déjà saisis dans le système, vous pouvez émettre un devis quelques minutes après la prise de commande! Il est aussi possible d'émettre automatiquement devis et factures dans une seconde langue, en plus du français.

FLEXIBLE! Tous vos produits et services sont configurés par défaut dans le système, mais ils peuvent être facilement modifiés pour chaque commande. Déterminez ainsi pour chaque item : quantités, prix, taxes applicables, départements fournisseurs, catégories de facturation, emballage etc.

Plusieurs formats de devis et de factures peuvent être utilisés et nous offrons en plus un service de personnalisation de rapports si vous désirez un modèle exclusif pour votre entreprise.

Commandes en ligne

Vos clients ont accès par internet à vos menus et produits à la carte qu'ils peuvent commander en quelques clics! L'information se transfère automatiquement dans votre application Gestion-Traiteur. Votre personnel en est informé par courriel et n'a qu'à valider la commande.

Encore des économies de temps!

Le module supplémentaire de Ventes en ligne comporte un éditeur très simple, sans programmation, pour vous permettre d'éditer les produits à vendre en ligne.

L'application est hébergée sur nos serveurs et le coût est plus qu'abordable.

Une communication interne efficace

notifications

Un agenda collectif vous permet de partager des informations entre tous les usagers. De plus un module supplémentaire permet d'afficher des notifications et aide mémoires entre vos usagers. La collaboration entre vos employés est facilitée. Les erreurs... grandement diminués !


Nourriture et boissons

Consultez les items commandés par départements, soit à l'écran ou imprimés en divers formats : étiquettes ou bons de cuisines et listes diverses avec toute  l'information requise: allergies et restrictions alimentaires, quantités, instructions particulières, mode d'envoi, emballage etc..

Vous pouvez aussi voir le cumul des items de commandes pour une journée ou pour une période donnée.

De plus avec le module supplémentaire RECETTES, retrouvez facilement les recettes et les photos de dressage.

 

Gestion du matériel

materiel

Suivez votre matériel de la commande à la récupération.

Un module sans frais relié à l'application principale vous permet d'intégrer à vos événements les articles en location de plusieurs fournisseurs. Ajouter ce matériel automatiquement avec un pourcentage de frais de gestion si vous le désirez!

Votre matériel est aussi disponible dans vos ressources. Vous pouvez facilement l'attribuer à une commande si vous le facturez au client ou bien l'intégrer à l'événement pour suivre sa livraison et sa récupération.

Gestion du personnel

Gestion du personnel

Élaborer votre banque d'employés que vous pourrez affecter à vos événements.

Visualiser en un coup d'oeil leurs disponibilités et leurs affectations  Vous aurez un suivi des affectations de chaque employé à vos diverses activités.  Chaque employé peut exercer plusieurs fonctions et être rétribué selon différent taux horaire selon la fonction occupée.

Des documents vous permettent d'émettre les horaires de chacun et de comptabiliser les heures de travail. Pratique pour la paie!

 

Livraison et installation

Livraison

Tous les documents essentiels pour la livraison, par livreur, selon l'horaire et avec toute l'information pour contacter les bonnes personnes et se rendre au bon endroit.

Avec les instructions particulières pour l'installation s'il y a lieu.

Logistique et déroulement

Plusieurs listes de contrôles sont disponibles dans l'application pour vous aider à ne pas oublier les petits détails... le secret d'une bonne organisation!

Vous pouvez éditer les listes facilement et ajouter vos points de vérifications pour tous les aspects de vos événements.

 

Suivi et évaluation

Toutes les actions faites par vos utilisateurs dans l'application sont inscrites dans une liste d'historique. Vous pouvez suivre leurs interventions sur les événements en temps réel !

On peut aussi ajouter des commentaires et indiquer l'appréciation du client pour chaque événement.